KVKK
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Aydınlatma Metni
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi uyarınca, kişisel verilerinizin hangi amaçlarla, nasıl işlendiğini ve haklarınızı aşağıda açıklıyoruz.
1. Veri sorumlusu
Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla SMH Eğitim Danışmanlığı tarafından işlenir.
Ticari unvan, adres ve vergi/MERSİS bilgisi: [kurum bilgisi buraya yazılacak]
İletişim: info@smhegitimdanismanlik.com
2. İşlenen kişisel veriler
Hangi verilerin işlendiği, hizmeti nasıl kullandığınıza göre değişir. Aşağıdaki tablo, tanıtım sayfası ve panel için işlenen veri gruplarını gösterir.
| Veri grubu | Örnekler | Kimden |
|---|---|---|
| Kimlik ve iletişim | Ad soyad, kullanıcı adı, e-posta, telefon, doğum tarihi | Öğrenci, veli, danışman |
| Eğitim ve akademik süreç | Sınıf, alan, okul, hedef okul/üniversite/bölüm/puan; deneme sonuçları, hata ve soru kayıtları, test sonuçları, haftalık check-in cevapları, çalışma programı, çalışma ve okuma kayıtları | Öğrenci |
| Danışmanlık kayıtları | Danışmanın görüşme notları, değerlendirmeleri, müdahale kayıtları, kayıt başvurusundaki notlar | Danışman, başvuran |
| İletişim kayıtları | Danışman–öğrenci–veli mesajları, görüşme ve grup oturumu kayıtları, gönderilen e-posta ve bildirimlerin kaydı | Tüm kullanıcılar |
| Mali ve idari kayıtlar | Taksit ve ödeme kayıtları, dekontlar, sözleşme ve KVKK onay belgeleri (dijital arşiv) | Danışman, veli |
| İşlem ve güvenlik kayıtları | Giriş ve oturum kayıtları, işlem zamanları, güvenlik amaçlı kayıtlar; oturum ve güvenlik için zorunlu çerezler | Tüm kullanıcılar |
Pazarlama amaçlı izleme çerezi veya reklam teknolojisi kullanılmaz. Tanıtım sayfasında üçüncü taraf yazı tipi ya da analiz hizmeti çağrılmaz.
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
| Amaç | Hukuki sebep (KVKK m.5) |
|---|---|
| Kayıt başvurusunun değerlendirilmesi ve hesabın açılması | Sözleşmenin kurulması için gerekli olması (m.5/2-c) |
| Koçluk ve danışmanlık hizmetinin yürütülmesi, öğrencinin akademik sürecinin planlanması ve takibi | Sözleşmenin ifası (m.5/2-c) |
| Veliye gelişim raporu ve süreç bilgisinin verilmesi | Sözleşmenin ifası; 18 yaşını dolduran öğrencide öğrencinin izni (bkz. bölüm 4) |
| Görüşme planlama, hatırlatma, bildirim ve e-posta gönderimi | Sözleşmenin ifası; pazarlama dışı iletişimde meşru menfaat (m.5/2-f); iletişim izni verdiyseniz açık rıza |
| Ödeme takibi, sözleşme ve muhasebe kayıtları | Sözleşmenin ifası; hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m.5/2-ç) |
| Hesap ve sistem güvenliğinin sağlanması, hata ve kötüye kullanımın önlenmesi | Meşru menfaat (m.5/2-f) |
| Hizmet kalitesinin ölçülmesi ve geri bildirimlerin yönetimi | Meşru menfaat (m.5/2-f) |
Kişisel verileriniz, açık rızanız olmadıkça pazarlama amacıyla kullanılmaz ve satılmaz.
4. Reşit olmayanlar, veliler ve 18 yaş
- 18 yaşından küçük öğrencilerin verileri, veli veya yasal temsilcinin bilgisi ve onayı çerçevesinde işlenir; veli, çocuğunun gelişimine ilişkin bilgileri panelden görebilir.
- 18 yaşını dolduran öğrencinin verilerine veli erişimi sistem tarafından kilitlenir; veli, yalnızca öğrencinin izin vermesi halinde bilgilere ulaşabilir.
- Her rol yalnızca kendisine ait verileri görür: öğrenci ve veli birbirinin dışındaki kayıtlara, danışman ise yalnızca kendi öğrencilerine erişir. Ödeme bilgileri öğrenciye görünmez.
5. Verilerin aktarılması ve yurt dışı
Verileriniz satılmaz ve pazarlama amacıyla paylaşılmaz. Hizmetin yürütülmesi için yalnızca aşağıdaki alıcı gruplarına, gerekli ölçüde aktarılabilir:
- Barındırma ve altyapı sağlayıcıları: Panel, Hollanda’daki (Avrupa Birliği) bir veri merkezinde barındırılır. Bu nedenle verileriniz yurt dışında saklanır.
- E-posta gönderim hizmeti sağlayıcıları: Doğrulama kodu, bildirim ve rapor e-postalarının iletilmesi için.
- Google (yalnızca danışman bağlarsa): Danışman, görüşme planlarken Google Takvim/Meet bağlantısını kendisi etkinleştirirse, görüşmenin başlığı, zamanı ve varsa katılımcı bilgileri Google’a iletilir. Tanıtım sayfasında yer alan eski içerikler Google Firebase altyapısında saklanabilir.
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile hukuk, mali müşavirlik gibi destek hizmeti alınan kişi ve kuruluşlar: yasal yükümlülüğün gerektirdiği ölçüde.
Yurt dışına aktarım, KVKK’nın 9. maddesindeki şartlara ve gerekli güvencelere uygun olarak yapılır.
6. Saklama süreleri
Verileriniz, işlendikleri amaç için gerekli süre ve ilgili mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklanır. Dijital arşivdeki belgeler için uygulanan süreler:
| Belge türü | Saklama süresi (belge tarihinden) |
|---|---|
| Sözleşme, KVKK onayı, ödeme dekontu | 10 yıl |
| Tutanak ve gelişim raporu | 3 yıl |
| Kimlik ve deneme sonucu belgeleri | 2 yıl |
| Diğer belgeler | 5 yıl |
- Süresi dolan belgeler otomatik silinmez; silme kararı, danışmanın değerlendirmesiyle ayrıca verilir.
- Silme talebiniz kabul edilirse ilgili kayıt ve bağlı dosyalar sistemden silinir. Sistemin günlük yedekleri en fazla 14 gün saklandığından, silinen veri bu süre içinde yedeklerde kalabilir ve sonra kendiliğinden yok olur.
7. Veri güvenliği
- Bağlantılar HTTPS ile şifrelidir; şifreler geri döndürülemez biçimde (özet olarak) saklanır.
- Rol bazlı erişim: danışman, öğrenci ve veli yalnızca yetkili oldukları verilere ulaşır; yetkisiz erişim denemeleri engellenir.
- Hesaplara yönelik kaba kuvvet denemeleri sınırlandırılır; geçici şifre işlemleri kayıt altına alınır (şifrenin kendisi kaydedilmez).
- Veritabanının günlük yedeği alınır ve yedeğin geri yüklenebildiği düzenli olarak denenir.
8. Haklarınız ve başvuru
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucu aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Başvurularınızı info@smhegitimdanismanlik.com adresine, kimliğinizi doğrulayan bilgilerle ve talebinizi açıkça belirterek iletebilirsiniz. Başvurunuz, talebin niteliğine göre en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Yanıtı yetersiz bulursanız Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.